在现实社会中，制度的使用频率逐渐增多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编整理的学生档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
学生档案管理制度1
为规范学校学生档案管理工作，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等文件精神，结合学校实际，制定本管理办法。
第一章总则
第一条学生档案是记载学生入学前和在校期间有关学习、奖惩、品行、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要依据。
第二条学生档案管理工作，是学校的一项常规性基础工作。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，学校学生档案由各系集中统一管理，学生工作处负责监管。
第三条学生档案管理工作内容：
（一）接收、整理学生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅；
（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；
（五）办理其它有关学生档案事项。
第四条各系做为学生档案材料保管的主要部门，要指定专人负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。
第五条新生档案由各系辅导员老师负责接收、核查、整理，在新生入学3个月内，移交所在系统一管理。
第六条辅导员作为学生档案材料形成的主要人员，要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理工作，在材料形成后1个月内，移交所在系，并协助做好归档工作。
第七条各系在学生离校前将毕业生的档案材料归档完毕并派发。其中休学、参军入伍的学生档案由各系保管；成绩不合格的学生档案各系整理好后移交学生工作处统一保管。
第二章档案归档范围
第八条归档的学生档案，必须真实、历史、全面地反映学生的学习、成长过程，对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第九条学生档案的归档范围：
（一）高考报名表、高中学籍表等材料；
（二）新生入学登记表；
（三）学籍卡片；
（四）综合素质考核表；
（五）素质拓展表；
（六）学生成绩单；
（七）毕业生登记表；
（八）毕业论文结论；
（九）加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；
（十）荣誉、奖励材料；
（十一）处分及处分解除材料；
（十二）学籍异动材料；
（十三）学生诚信档案；
（十四）其它必要材料。
第三章档案收集与管理
第十条学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚方能归档。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。
第十一条新生入学后，档案由各系负责核查、整理、归档，具体要求如下：
（一）核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名；要求身份证、学籍卡及档案记载上的姓名出生年月日一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
（二）核查后，将学生档案资料换装学校统一的档案袋。原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格的，应将原档案袋一并装入新的档案袋中。预备党员材料暂不归入本人档案。
（三）规范填写档案袋。要求用签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、档案编号（档案编号要编于档案袋右上角）。
（四）以班级为单位填写《新生档案情况登记表》，作为档案移交的重要依据，同本班档案一起移交所在系档案管理部门。
第十二条每学期将《学生综合素质考核表》归入学生本人档案。
第十三条学生奖励及处分材料产生一个月内归入学生本人档案。
第十四条因病休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后，应当及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十五条接到学生留级通知后，各系应当及时将留级学生的`档案转至新班级，注销原班级名字并说明原因。
第十六条退学的学生档案由学生本人带回。
第四章档案保管与保护
第十七条根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。
第十八条学生档案要在专门档案室，用铁皮档案柜存放。
第十九条建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
第二十条管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。
第五章档案使用
第二十一条确需查阅和借阅学生档案的，须遵守下列规定：
（一）各系只能查阅本系学生档案。查阅学生档案，须经系领导同意后，由学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信。
（二）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经所在系领导同意后，方可外借。
（三）查阅学生档案，实行登记制度。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
（四）学生个人不得查阅自己的档案材料。
第六章附则
第二十二条本办法由学生工作处负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行。
学生档案管理制度2
第一章总则
第一条根据学校相关文件规定，贵州大学学生（全日制在校本、专科生）档案统一由各学院管理，为加强学生档案管理工作，特制定本管理办法。
第二条学生档案应明确专人管理，管理人员必须政治可靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。
第三条学生档案是学生自升入中学至大学毕业阶段所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
第四条学校各院、各有关部门要将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理工作中去，维护材料的真实面貌。
第二章学生档案材料的归档制度
第五条归档范围
（一）学生中学阶段形成的材料，包括团建材料、党建材料、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表等。(各地因地区差异，材料会有所不同，中学材料以学生所在中学或省招办寄来为准，做好保存，及时入档。)
（二）学生进入我校学习后形成的材料：团建材料、党建材料、奖励材料、处分材料、学籍变动材料、成绩表（在校历年学业成绩总表、毕业设计成绩考核表）、毕业生体检表、大学毕业生登记表、毕业生派遣证等。
第六条归档要求及时间、手续
（一）学院学生档案管理部门要按照归档范围及要求，将应归档的材料，收集齐全、完整；
（二）凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用；
（三）新生档案材料在新生入学3个月之内由各院辅导员、班主任负责收齐后按一定程序转交给该院档案管理人员，严格交接手续；
（四）教务、学生处等相关部门应将学生相应的奖励、处分、学籍变动等有关材料及时转交学院档案管理人员，存入学生个人档案；
（五）学生毕业期间，学生资助管理中心、校医院、招生就业处应及时将贷款学生还款确认书、毕业生体检表、就业通知书转交各学院档案管理人员，各院有关部门也应将本院毕业学生成绩单、团建材料、党建材料、大学毕业生登记表等材料转交本院档案管理人员，及时入档。
第三章学生档案的保管
第七条各院（部）必须指定专人负责管理学生档案，建立本院学生档案管理制度，对接收的学生档案和相关材料要及时进行整理、归档，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第八条学生档案的查阅制度：
（一）学生本人不得查阅个人档案，档案管理人员也不得向学生本人泄漏档案内容；
（二）凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须填写《学生档案查阅审批表》，由查阅单位负责人和学生档案所在院分管负责人签批同意后方可；
（三）查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、图划、污损和泄露学生档案材料，也不得翻阅无关查阅目的的学生其他材料；
（四）学生档案原则上不外借，如遇特殊情况，需单位开具证明并由分管领导签字后方可借阅。用毕后应及时归还，借阅时间不得超过7天；
（五）对于违反借、查阅制度人员，视其情节轻重，上报主管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究法律责任。
第四章学生档案的转递。
第九条毕业生离校前和学生退学，各学院须在教务处、学生处的指导下，整理好毕业生和退学学生的档案，做好装档密封及转递工作。档案材料应在学生派遣前由学院学生档案管理人员做好档案的整理、归档工作。
第十条各学院学生档案管理人员在转递本院学生档案时，须仔细填写《学生档案材料转递通知单》，核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、档案材料是否齐全，完全无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。
第十一条毕业生档案在派遣后两周内通过机要部门寄送具有人事档案管理权的用人单位人事部门或上级主管（人事代理）部门，不能自带，档案寄送地址依据毕业生就业协议书“档案转寄详细地址”栏所填信息，毕业前未就业的毕业生档案原则上寄送到生源所在地教育局。退学学生档案退回生源所在地人事局或教育局。
第十二条学生档案转出后应在档案底册上作相应处理，如注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由院档案管理机构发函催要；收到回执后，要将其粘贴在《学生档案材料转递通知单》存根上备查。
第十三条毕业生在工作单位报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，及时到本院档案管理部门查询。
第五章附则
第十四条本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。
第十五条本办法由学生工作部（处）负责解释，自公布之日起执行。
学生档案管理制度3
第一章总则
第一条为做好学生档案管理工作，规范学生档案管理，充分发挥学生档案在学生管理中的作用，根据教育部、国家档案局第27号《普通高等学校档案管理办法》,结合学生档案管理实际，特制定本办法。第二条本办法所指的学生档案是指在我校计划内统一招收的全日制本科生和硕士生的个人档案，是在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第二条按照集中统一管理档案的原则，校学生处档案室负责学生档案的保管，各学院及有关职能部门协助学生处档案室做好在校学生档案的管理，以保证档案的完整和安全。
第二章归档范围
第三条本科学生档案归档范围：
（一）新生原始档案主要包括：高中阶段材料、高考信息（包括：高等学校招生报名登记表、体检表等报考材料）、高中阶段有关党/团员材料。
（二）大学阶段档案主要包括：各学年综合测评、体检表、党/团员材料、奖惩材料、学籍表、高校毕业生登记表、毕业生就业通知书底联等。
第四条研究生档案归档范围：考研前已形成的人事档案、研究生录取登记表、党/团员材料、评优材料、学习成绩表、毕业研究生登记表、硕士学位论文答辩材料、毕业研究生就业通知书底联等。
第三章材料的收集归档与要求
第五条学校相关部门、各学院以及每位在校学生应重视学生档案管理工作，确保档案材料收集归档工作的顺利进行。
第六条本科新生入学后，由所在班级班主任负责收集整理新生的原始档案。校外考取本校研究生的新生档案由研究生院负责收集：本校保研、考研学生档案在校学生处档案室直转。新生入校一个月取得学籍后，按照有关要求，及时将档案移交到学生处档案室，学生档案按专业、班级学号编号入柜统一管理。
第七条新生档案移交前，各班班主任应按照学生处的要求，阅档后将新生原始档案袋一并装入学校统一印制的学生专用档案袋内，按学号顺序对学生档案整理清点，做好缺档材料记录，打印学生名单，履行移交手续；同时负责督促和收集学生缺乏的档案及材料并及时归档。
第八条各学院及相关职能部门对归档材料应认真审查、签署意见并盖章，按规定时间及时送交学生处。
第九条各类归档材料必须是办理完毕的正式材料，不规范、不完整或手续不齐备的材料不予接收。
第十条手工书写的归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，字迹要工整清晰，复印件须注明原件单位并加盖公章。
第十一条凡属已归档材料，任何人不得擅自更改、剔除。
第四章档案的查阅与利用
第十二条学校和学院从事学生工作的人员可根据工作需要查阅管辖范围内的学生档案，学生不得查阅档案。
第十三条外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案，利用者必须持单位介绍信和相关身份证明。
第十四条查阅档案必须严格履行登记手续并严格遵守保密制度，不得涂改、圈划、撤换档案材料，不得泄露档案内容。
第十五条学生档案原则上不外借，特殊情况需要借阅、调用的，应由对方单位出具书面公函，经学校批准后，方可办理相关手续。
第十六条借阅学生档案时，应严格办理清点手续，严禁对档案材料进行擅自处理，如有丢失由借阅人负责。查阅借用学生档案的单位，不得擅自复制、拍摄档案内容。因工作需要利用档案材料取证必须经学校批准方可。
第五章档案的转递与托管
第十七条学生学籍变动、转学、休学、退学、出国、入伍等，应及时办理相关手续，以便将档案及时转出或做相关处置。
第十八条应届毕业生的个人档案，由学生处档案室将学生毕业前形成的各类材料汇总，装入个人档案袋，按照派遣方案及时、准确的予以转递至毕业生被派遣单位。
第十九条考取硕士生和博士生的应届毕业生如需传递个人档案，应出具被录取院校的调档函，按所考取的院校要求分次或一次调档。
第二十条按国家规定，做好未落实就业单位毕业生档案的保管工作，因特殊原因申请办理档案暂时留校保管的毕业生，须个人提出申请，学院审核，报校毕业生就业指导中心批准后，其档案根据申请的期限存放在校学生处档案室。超过规定期限未到校办理转出手续的，将根据有关规定寄送至生源所在地的人事部门，由此造成的后果由毕业生自负。
第六章附则
第二十一条本办法解释权归学生处。
第二十二条本办法自发布之日起实施。