信函和传真的格式
收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。
标准的商业书信由以下三个部分组成： 1、信头 2、信文 3、信尾
一、信 头
在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。
发信人地址
一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。 传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
发信日期
日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的`全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。 传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。
指定收信人姓名
在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。 如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。
称 呼
商业信件和传真常用以下方式开头：
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);
2、Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别);
3、Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);
4、Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。
称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
事 由
写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
二、信 文
全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。
三、信 尾
传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。
结尾敬辞
一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。
信末签名
写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。
口述者/打字员姓名缩写
下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。
口述员 打字员 姓名缩写
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字
员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon