一怕“火”
“防火”措施要做足
“防火”要求在装具、设施等方面消除火灾隐患，并安装防火报警器和自动灭火装置。
定期检查手动灭火器，保管人员必须掌握灭火设备的使用方法。
库房无人严禁开灯，并在下班前彻底切断电源总闸。
紧密依靠当地消防部门，接受有关单位的检查、指导，防患于未然。
二怕“水”
“防水”应防患未然 “防水”要求库房内及附近不能有水。
随时检查库房窗户、环廊内墙有无渗水现象，发现异常应及时解决。
三怕“潮”
“防潮”要求控制温湿度
“防潮”与库房温湿度控制密切相关。加强温湿度监控，把温度控制在14---24℃，相对湿度控制在45%--60%之间。技术人员要注意对空调、加湿器运行情况进行观察、调控。
四怕“霉”五怕“虫”
“防霉”“防虫”保持卫生最要紧
“防霉”、“防虫”与“防潮”关系密切，要求在档案装具中放置防霉、防虫药品。
对档案进行定期防疫检查，以破坏害虫的稳定生态环境，发现问题要及时解决。
搞好档案库房内外的卫生防疫工作，应执行清洁制度卫生制度。
对档案要进行入库前消毒。
五怕“光”
“防光”远离紫外线
“防光”要求窗户尽可能小一些，尽量遮敝户外日光中的紫外线照射。不随意打开库房门窗，以防光的`直射，减少紫外线的透过量。
不要在阳光下整理、鉴定、利用档案;运输档案要采取遮阳措施。
库内照明必须坚持人走灯关原则，以减少人工光源对档案的破坏。
展览或陈列档案时，要用复印件，且尽量减少利用原件复印的次数。
六怕“尘”
“防尘”坚持搞卫生
做好库房内外清洁工作，每半个月进行一次大扫除，保持库房内四壁、平顶、地面和档案柜的清洁。
对入库档案应采取防尘措施后方可进入库内。
七怕“有害气体”
“防有害气体”需检测
“防有害气体”要求档案库房门窗坚固。
监测档案室内外CO2、SO2有害气体的含量，适时通风，以减低其浓度。
八怕“鼠”
“防鼠”灭鼠两手抓
“防鼠”要求保持库房清洁，不得堆放杂物，不准将食物带入库房内。
定期检查、清理库房，发现鼠洞、墙缝要及时堵塞，防止老鼠从外部侵入。
库房有老鼠要及时进行灭鼠。在库房周围地面放置灭鼠药。
九怕“盗”
“防盗”报警装置不可少
“防盗”要求尽可能安装防盗报警装置。
库房门和档案箱、柜钥匙由专人妥善保管。无关人员不可进入库房。