第一条 人事档案是员工的过去背景和现在情况的记录资料，所有员工均应建立人事档案。人事档案归口行政人资部专门管理。
第二条 一般员工不得借阅他人的人事档案。部门经理或上级主管可以借阅本部门员工的档案，借阅其它平级部门档案需经总经理批准后方可借阅。
第三条 人事档案借阅时均需办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅时间为一天。
第四条 人事档案管理人员应对员工档案的真实性、完整性负责，作好档案资料的收集、归档工作，为员工个人资料保密。
第五条 员工人事档案中有下列事项变更，当事人须七天通知行政人资部：
1)地址和电话;
2)婚姻状况;
3)诞生子女;
4)出现事故或紧急情况时的.联系人;
5)培训结业或进修毕业。
第六条 员工人事档案应有内容：
一、招聘资料
1.求职登记表
2.面试评定表
3.试用通知书
(复印件)
4.身份证(复印件)
5.劳动合同
6.学历、学位证(复印件)
7.婚姻状况或计划生育证明
8、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证
9、半年内有效的体检表
10、原单位离职证明
二、录用资料
1.试用期考核登记表
2.员工工资调整一览表
3.考核记录表
4.奖励记录表
5.违规记录表
6.内部异动记录
三、离职资料
1.辞职申请或解除劳动合同通知
2.员工业务交接清单
3.员工行政交接清单
4.工资结算单
第七条 调动户口员工及毕业生人事档案管理：
一、档案异动
1.本人书面申请，说明本人具体情况;
2.申请人所在部门经理签署意见，人资部核实申请人情况，报总经理批准;
3.人资部办理相关的异动手续。
二、档案保管
1.存放档案材料的地方要能保持清洁、牢固的使用空间;
2.有防火、防盗、防潮、防虫的工具和措施;
3.定期检查档案的摆放位置及安全措施，发现问题及时解决。
三、查阅人事档案
1.除有下列情形可以查阅人事档案外，一般不得查阅档案：调整工资、职称考核、调动工作、任免事项、政审、组织处理、晋升职称、入党、出国;
2.查阅人事档案的人员，对档案内容应严加保密;
3.不准在材料上圈划、涂改、销毁、撤消、拍照、复印等。
4.人事档案一般不外借，如确因特殊情况须外借时，应经总经理批准。
四、人事档案的转递
1.市外人事档案，以特快专递或挂号邮寄，原则上禁止本人携带或平信邮寄;
2.市内人事档案，由对方单位委派专人持介绍信提取。