一、 “摘要”的作用
在高校财务管理中,绝大多数高校都已经完全采用机代替手工进行管理和核算,会计凭证和账簿也由手工制作和记录转向计算机操作。无论高校使用的是哪种财务核算系统,开发商提供的电算化功能都相差无几。为了减少重复劳动,在财务核算系统中一般都是只要一次输入会计信息,记账、查询、报表均由系统提供的各种功能按钮来完成。在高校使用的所有的财务核算系统功能中,有一个功能是相同的,那就是,会计账簿是由会计凭证经过财务核算系统中的“记账”功能按钮自动完成的,会计账簿的摘要直接取之于记账凭证的摘要。在会计电算化以后,财务管理的账务查询和主要使用的是电脑的记录。《会计法》也将摘要的填制作为会计基础工作的一项进行法定。摘要填制得完整、准确,可以为我们的财务分析、查询起到事半功倍的作用;摘要填写得如何,直接到财务管理部门提供的会计账簿的质量;摘要填写的质量,可以反映一个单位财务管理的水平、会计基础工作的质量、会计人员的业务素质。会计凭证和账簿是通过摘要栏来记录和反映经济业务内容的,对财务管理部门自身来说,审核人员是通过摘要来记录所审核的经济业务的来龙去脉,向需要会计信息的人员述说经济业务的真实面貌;对财务管理部门外如上级主管部门、银行、投资机构、注册会计师审计、学校内部各职能部门和相关院系等来说,通过凭证和账簿所记载的摘要来获取经济信息,了解经济内容并判断经济性质。特别是在全面实行财务核算与管理化以后,财务管理部门与各个院系职能部门的经费及账簿核对是通过对账单来进行的,对账单是通过摘要的述说向经费使用者提供经济信息,反映经济业务的来龙去脉的。拿出财务管理部门的对账单需要让经费使用部门人员看得明白,尤其是在高校提供了高级财务管理平台以后,各个部门与项目经费的负责人,将会通过高级财务管理平台直接在校园网络上实时查询自己部门经费与项目经费的使用情况,他们只能通过财务审核制作的凭证摘要来获取和了解财务管理部门提供的会计信息。因此,为了提供准确、完整、简洁、明了的会计信息,提高财务管理部门账簿的质量,摘要的填制有待规范。
二、“摘要”栏填制存在的
摘要的填制需要简明扼要地反映经济业务的来龙去脉,使得查询人员一目了然,这是会计的基础工作。模糊不清或过于简单的摘要会让经费使用部门、账务查询人员难以理解和明白,往往会在实际工作中浪费时间和精力,还会造成查询人员对会计核算和财务管理质量的质疑,对财务管理部门工作质量的怀疑,对会计人员和财务管理部门来说,谁也不想遇到和看到这种现象发生。可现实工作中,我们看到的凭证摘要就是这样,过于简单让人难以判断。例如:张三老师为教学实习基地的事情出差到山东济南,回来之后来报销山东旅费2356元,审核人员制作的凭证摘要是“张三差旅”、“张三旅费”,别人看了以后只知道是张三老师出差了,到哪里去干什么无从知晓。再如,郑二老师借论文版面费1000元,审核制作凭证的摘要是“郑二借款”,虽然,我们知道郑二借了1000元钱,干什么用不知道,在暂付款催账时也会莫名其妙,而且,在暂付款分析时,这样的借款不知道该归为哪一类;还有,马六老师购置了一些实验易耗品和办公用品总计983元,审核制作的凭证摘要是“马六购物”……有时候,在查询账目时为了一笔摘要不清的凭证,不得不花费时间和精力去翻阅原始凭证,重新审核一遍原始单据,造成了相应的人力资源的浪费。高校规模不同,从事审核岗位的人员数量也不同,但据统计,一般高校都有两人及以上的审核,规模较大的高校甚至有8到10人的审核,而且高校经过多年的合并,会计人员来自于各个不同管理模式的高校,工作习惯、知识面、对业务的理解各不相同,高校合并后由于没有对经济业务的摘要进行适当的规范,同样的经济业务由不同的审核填制凭证的话,摘要会填制得五花八门。例如:赵四老师购置了一批实验用碳酸钾等药品3687元,对这样的业务,有的审核会填制摘要“赵四购物”,有的审核会填制摘要“赵四购药品”,有的审核会填制摘要“赵四购实验药品”……不同的审核完全凭自己的意识来填制凭证的摘要,如此种种,不胜枚举,给财务监督、分析、管理、查询带来了诸多不便,财务管理部门提供的账簿质量也大打折扣。