前文讲到将退稿信放于“常用文档”文件夹中，其实在工作中，还有1些文档会常用到，如1些作者要求学报编辑部出示的“用稿证明”和“稿费证明”，还有外审信、刊发通知、稿酬审批表。因为这些文档每次使用时的内容是大同小异的，若每次都输入1遍，纯粹是重复劳动。所以，保存这些文档是必要的。此外，可将平时上网下载来的1些文件集在1起，如出版法、著作权法、学报管理条例、出版资格考试条例、本单位制定的学报管理规定等，真正做到“有法可依”，行之成文时引用较为方便。现在网络上还有1些有关学报编辑的文章，可以下载存档，以供不时学习借鉴。
5、策划管理
学报策划包括整体策划和栏目策划。为适应网上阅读，学报应分两栏排版。这里着重讲栏目策划。考虑到单位和学报性质，我刊将“教育教学研究”作为常设栏目，并占大半篇幅。但同类刊物很多，我刊创刊很晚，很难走在教研前沿。
笔者于2002年古代文学硕士毕业后从事学报编辑工作，伊始不知从何入手，恰好编辑部有各地寄来的学报和1些编辑方面的书籍，经过1段时间的学习，觉得大多数学报没有很明显的特色。在《内蒙古师范大学学报》1组关于胡适的文章启发下，笔者觉得自己找到了门路。经过进1步的思考，拟了1份报告，申请开辟“古代文学研究”专栏。因为这毕竟是自己的研究领域，有1定的知识积累，有1定的师友群，这既有利于编辑工作，也有利于自己专业学习。与专栏配合，在封2封3刊发今人所作的古体诗词，在内容与形式上同正文相辉映。
这份报告要求：1、增加费用预算。该栏目以3万字的篇幅计，每期需稿费3000元（学者稿酬标准：100元每千字）。2、为编辑提供1年1次的参加全国性学术会议的费用。参加学术会议有利于关注学术动态，与专家学者交流，对做好学术专栏有很好的促进作用。此项费用不由报刊编辑部差旅费支出。没多久，这份报告得到了校领导的批复同意。
笔者很快付诸实施，先请两位导师组两期，同时自己也跟全国各地的学者联系。从效果看，自己联系的文章总体质量不高，主要原因是对方不了解本刊和笔者，很难得到好文章。所以进1步尝试委托约稿制，做法是请1位专家作为我刊的特约撰稿人，主题、其他撰稿人、交稿时间都由他定，并由他完成初审（外审）。这样的组稿不仅质量好，而且效率高，还可省去外审程序，当然，为尊重特约撰稿人，编辑部应事先声明约稿费或审稿费1并计入稿费。
此项措施是建立在编辑与特约撰稿人的相互信任和良好交往基础之上。要取得对方信任，编辑自身要不断加强专业学习，使自身也向“学者化”方向发展，这样才有起码的专业修养与学者交流。另1种组稿方法是申请参加学术会议，将学报赠送给与会代表。在会议期间，编辑应争分夺秒审读论文，之后与作者见面，介绍组稿意图，除了特殊情况，作者都会同意赐稿。条件允许的话，可争取做1个简短发言。1般说来，1次学术会议，可达到两种目的：1是至少可组1期稿，2是部分学者认识了我刊和编辑，扩大潜在稿源。
双管齐下，栏目运作情况良好。我刊古代文学研究专栏从2003年第1期起，共刊发了10个专题数10篇高质量文章，同意为我刊撰稿的学者越来越多，编辑计划1般排至后4期。与此相应地要建立学者库，也可以与前文提到的“外审人员库”合2为1。逢教师节和春节，给各位学者寄1份贺卡或发1封邮件以示编辑的良好祝愿。长久坚持下去，良好影响肯定会显露出来。
社会的进步使得“剪刀加糨糊”变成了“键盘鼠标加网络”，在我们未知的空间或不久的将来，肯定还有许多新鲜的事物促使学报编辑工作发生变化。我们应适应社会信息化的潮流，放眼于全局，着手于点滴，真正地务实地不断改进工作技能。